Conoce las ventajas de digitalizar la administración de cartera

Conoce las ventajas de digitalizar la administración de cartera

Tener la información de la cartera de tu empresa, o las cuentas que te faltan por cobrar a la mano, en ciertas ocasiones, no es un trabajo sencillo, más aún cuando estos procesos se manejan en formatos físicos lo cual puede llevar a la pérdida de comprobantes y por consiguiente, en algunos casos a huecos de contabilidad.

Justamente, la digitalización de este tipo de información se encuentra haciendo eco actualmente en las diferentes compañías, esto, gracias a que se puede tener un mayor orden y claridad respecto a los estados de pago de los clientes para con la empresa.

Además de eso, la nube brinda mayor seguridad, ya que la información compilada allí queda protegida casi que de por vida y permite ser consultada e incluso actualizada de manera constante a través de cualquier tipo de dispositivo que cuente con acceso a internet cada vez que así lo requiera. (Conozca el caso de PuraBox, una firma que proyecta su expansión de la mano de PayU)

Precisamente, otra de las grandes ventajas de la digitalización de este tipo de archivos es que dicha información no se encontrará expuesta a ciertos accidentes que pueden ocurrir con los documentos en físico, como es el caso del deterioro por el pasar del tiempo, manchas, o la exposición de los mismos al agua. Ten presente que este tipo de documentos, al encontrarse en un formato impreso,  son altamente sensibles a pérdida, robo o alteraciones por parte de terceros.

De hecho, las personas encargadas de manejar los procesos de pago encontrarán que este sistema es más conveniente ya que de manera automática podrán cambiar el estatus de un cliente cuando este se encuentre en etapa de pago o ya haya efectuado el mismo. (Vea cómo la Pyme PLUG logró mejorar su flujo de caja sin necesidad de pagar altos intereses bancarios)

Ten presente que otra de las grandes ventajas de digitalizar la información de cartera es que también podrás estar seguro de que el cliente ya fue notificado del estado de sus pagos e incluso verificar en cualquier momento los reportes de mora por los procesos de facturación. A continuación, te damos a conocer más ventajas de digitalizar la administración de  tu cartera:

  • Tendrás mayor facilidad para localizar la información dentro de un gran archivo.
  • Podrás compartir en cualquier momento los reportes del estado de cartera con quien lo desees.
  • Lograrás imprimir los reportes y tenerlos en físico, cuando así lo requieras.
  • Se agilizará el trabajo logrando incluso aumentar la productividad de tus colaboradores. Por ejemplo, estos no deberán dirigirse al archivo de la empresa para hacer búsquedas ya que podrán hacerlas desde su propio equipo.
  • Aportarás mayor seguridad a los procesos ya que puedes controlar quién o quienes acceden a la información de tu compañía.
  • El espacio que comúnmente usas para compilar gran cantidad de documentos lo podrás distribuir de una mejor manera.
  • Contribuirás al ambiente.

No olvides que uno de los beneficios principales de tener la información digitalizada es que puedes encontrar el estado de cada cosa en tiempo real. A su vez, digitalizar la administración de cartera te va a permitir  dar respuesta a los siguientes interrogantes:

  • ¿Quién debe qué?,  ¿desde cuándo?, y, ¿cuánto dinero representa?
  • ¿Cuál es el total de dinero que tienes por cobrar?
  • ¿Cuál es tu tiempo promedio de recaudo de cartera (en general y por cliente)?

Finalmente, recuerda que para llevar a cabo este tipo de procesos es necesario que tu equipo de trabajo reciba capacitación sobre cómo realizar la digitalización de documentos de tipo contable, para así evitar que estos caigan en algún tipo de error que pueda afectar el normal funcionamiento de tu empresa.

Ahora que ya sabes los beneficios para tu empresa, tus colaboradores, y  tus clientes con la entrada de tu cartera a la era digital, ¿qué esperas para dar el paso?. Si deseas más información al respecto te invitamos a conocer “Los cinco mandamientos del buen administrador de cartera”.

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